Casi nunca es que no te quieran pagar. La factura se quedó en el correo de alguien más, le faltó un dato o nadie la subió al portal de proveedores. Un buen recordatorio llega a tiempo, a la persona que paga, y trae lo que necesita para pagarte.

Antes de facturar: tres datos que te ahorran la mitad de la cobranza

  • Los días de crédito por escrito. En la cotización o en el pedido, no de palabra.
  • A quién se le cobra. Quien te compró casi nunca es quien paga. Pide el correo de cuentas por pagar.
  • Cómo y cuándo pagan. Muchas empresas revisan facturas y pagan en días fijos de la semana o del mes, o te piden subirlas a un portal de proveedores. Si lo sabes, programas tus recordatorios alrededor de esas fechas.

Un calendario que funciona

  • 3 días antes del vencimiento: aviso de que vence, con XML y PDF. Tono servicial.
  • El día que vence: recordatorio corto. Tono neutro.
  • 7 días después: pregunta si hay algún problema con la factura. Tono directo.
  • 15 días después: pide una fecha de pago concreta. Tono firme.
  • 30 días después: deja el correo y llama. Tono personal.

Ajusta los días a tu giro. Si das 60 días de crédito, un aviso tres días antes sigue sirviendo; si das 7, quizá con el del día del vencimiento basta.

Tres correos listos para copiar

3 días antes

Asunto: Factura F-124 por $6,960 vence el viernes

Hola, Laura. Te comparto la factura F-124 por $6,960, que vence este viernes 5. Va adjunta en XML y PDF por si hace falta registrarla. Si necesitan algún dato adicional para programar el pago, dime y te lo mando hoy.

7 días después

Asunto: F-124 por $6,960: ¿todo bien con la factura?

Hola, Laura. La factura F-124 venció el viernes pasado y no la vemos pagada todavía. ¿Hay algún dato que corregir o falta subirla a algún sistema? Te la adjunto de nuevo.

15 días después

Asunto: F-124 por $6,960, vencida hace 15 días

Hola, Laura. Seguimos con la factura F-124 pendiente, vencida desde el día 5. ¿Me confirmas una fecha de pago para dejarla registrada? Si hay algún problema, prefiero saberlo para resolverlo juntos.

Reglas que evitan pleitos

  • Un solo correo por cliente al día. Si te debe tres facturas, van en el mismo correo, en una lista.
  • Siempre con el folio y el monto en el asunto. Así lo encuentran sin abrirlo.
  • Siempre con el XML y el PDF. La excusa más común es "no me llegó la factura".
  • A la persona de pagos, con copia a tu contacto comercial solo cuando ya pasaron 15 días.
  • Para cuando ya lo estás negociando. Si acordaron una fecha o un convenio, pausa los recordatorios automáticos: no hay nada peor que un correo de "factura vencida" el día después de llegar a un acuerdo.
  • Cuando te pagan, deja de recordar. Y si la factura es PPD, emite el complemento antes del día 5 del mes siguiente.

Cuándo dejar el correo

Si a los 30 días no hay respuesta, el correo ya no está funcionando. Llama o escribe por WhatsApp a tu contacto comercial: muchas veces la factura está detenida por un detalle que nadie te dijo.

Que salgan solos

En administratupyme defines tu calendario una vez y los recordatorios salen solos a los contactos de cobranza de cada cliente, con el XML y el PDF, juntando las facturas del mismo cliente y deteniéndose cuando te pagan.